ГоловнаПРО У ДСНССтруктура УправлінняЦентр забезпечення діяльності Управління ДСНС УкраїниВідділ діловодства та архівної роботи
 Версія для друку

Відділ діловодства та архівної роботи є самостійним структурним підрозділом центру забезпечення діяльності Управління ДСНС України у Закарпатській області, який підпорядковується згідно із розподілом обов’язків начальнику центру забезпечення діяльності.

_DSF9768 копия.JPG

Начальниця відділу

Попович Тетяна Юріївна

+ 38 (0312) 66-07-01

[email protected]

 

Основні завдання відділу діловодства та архівної роботи:

Встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в управління на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання відділ діловодства та архівної роботи:

- розробляє Інструкції з діловодства та зведену номенклатуру справ;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

- уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням - в управлінні, вживає заходів до скорочення термінів проходження документів, узагальнює та аналізує про хід і результати цієї роботи;

 - приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документом;

- забезпечує ведення архіву управління;

- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності управління та підрозділів, що належать до сфери його управління, для передачі на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в управлінні та підрозділах, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах управління;

- організовує підвищення кваліфікації працівників управління в роботі з документами;

- впровадити державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в управлінні та підрозділах, що належать до сфери його управління;

- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства в управлінні.

Функції відділу діловодства та архівної роботи:

Відділ діловодства та архівної роботи відповідно до покладених на нього завдань виконує регулятивну, нормотворчу, контрольну та організаційну функції з питань діловодства. Відповідно до цього відділу діловодства та архівної роботи центру забезпечення діяльності управління:

- здійснює прийом, реєстрацію, облік, розсилку документів; передає їх керівництва управління для визначення доручень та забезпечує подальше їх направлення у підрозділи для виконання;

- передає до сектору планування, аналітичного та документального забезпечення документів, які потребують поставки на контроль, після чого передає їх на виконання;

- реєструє накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та розпорядження начальника управління та доводить їх до виконання;

- веде журнальну реєстрацію посвідчень про відрядження та видає їх;

- розробляє зведену номенклатуру справ;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів;

- забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами;

- забезпечує одержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються для подальшої передачі до архіву центру забезпечення діяльності управління;

- організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі;

- комплектує справи із документів, що підлягають зберіганню; систематизує і оформляє справи для передачі їх в архів центру забезпечення діяльності управління;

- готує та передає експертній комісії на розгляд акти про знищення документів, термін зберігання яких закінчився;

- бере участь у засіданнях експертної комісії;

- надає методичну допомогу підрозділам управління з питань, що стосуються діловодства.

    Твіт